Segundo o Manual para a gestão de documentos nesta fase, é necessário efectuar um reconhecimento prévio da documentação produzida e do respectivo contexto de produção.
Deve-se diagnosticar a realidade da AE tendo em vista a definição do programa de intervenção mais adequado as necessidades e recursos.
No levantamento sistemático de assuntos deve ser efectuado um estudo sistemático dos processos visando o levantamento de todos os assuntos tratados pelo organismo, preenchendo os dados recolhidos numa folha com os seguintes campos: título da série; código de classificação; título do processo; datas limites; descrição do conteúdo e observações.
Após levar a cabo esta fase, podemos dizer que na sua maioria, o sub-fundo em causa é constituído pelas seguintes tipologias documentais: Actas, Boletins, Candidaturas, Correspondência, Circular, Comunicado, Contratos, Convite, Desdobráveis, Legislação, Listagens, Orçamentos, Plano de Actividades, Processos, Regulamento, Requerimentos, Documentos de contabilidade, entre outros.